Todos os sistemas parecem iguais. São realmente iguais?

Não há sistemas iguais, apesar de informatizarem quase que as mesmas coisas. Diferem entre si, principalmente, pelos seguintes motivos:

1º.

São construídos visando um tipo de atividade empresarial.

Um sistema construído para uma indústria de tintas certamente não vai servir para uma construtora. Um destinado à atacadista de cereais, não deve atender bem ou quase nada um atacadista de parafusos ou de vestuário.

A escolha de um sistema que não foi desenvolvido especificamente para a atividade vai exigir, para seu adequado funcionamento, de muitas customizações. Vai custar mais e demorar a ser efetivamente implantado. Mesmo depois de todas as customizações, será sempre uma adaptação. Não vai atender as necessidades futuras da empresa, pois o sistema estará acompanhando a evolução de uma outra atividade econômica. Será sempre algo paralelo e que vai exigir adaptações e custos constantes.

A opção por um sistema especializado na atividade econômica da empresa tem a vantagem de ser mais rápido na implantação e, provavelmente, com preço mais justo. Além disso, seus recursos e melhorias vão estar sempre acompanhando as necessidades dos usuários dessa atividade.

Muitas empresas de software liberam novos recursos para seus clientes sem custo adicional. Outra questão relevante é que, ao ser desenvolvido para um tipo de atividade econômica, muitos detalhes do banco de dados, das telas e os aspectos fiscais, são focados para as rotinas desse tipo de atividade.

Existem sistemas no mercado que se propõem a atender diversos tipos de atividades, valendo-se, para isso, de muitos parâmetros que devem ser ajustados no momento da implantação. É um expediente válido que pode ser adotado, mas com algum cuidado. Não se deve distanciar da especialização, pois a evolução futura do sistema pode não acompanhar as necessidades da empresa que o utiliza, e vai exigir adaptações futuras.

2º.

São construídos para um determinado porte de empresa.

Um sistema construído para uma empresa de porte, embora possa oferecer todos os recursos que uma pequena precisa, pode atrapalhar a sua operacionalidade que é simples e exigir uma qualificação extra aos usuários que a empresa não consegue oferecer. Ao contrário, um sistema desenvolvido para uma pequena empresa não vai servir para uma empresa maior, pois não terá uma série de recursos e a capacidade de administrar grande volume de informações e acessos.

Em relação a essas diferenças, há dois aspectos a considerar:

a)	Sistema desenvolvido para empresa de maior porte tem as rotinas e atividades departamentalizadas e exige mais informações na operação das atividades.
b)	Sistema para empresa pequena raramente possuem um nível de integração muito grande e, poucas, tratam as questões fiscais e contábeis simultaneamente.

É importante compatibilizar o porte da empresa com o público a quem se destina o sistema, pois o descompasso interfere na forma como se relacionam as atividades, os usuários e os departamentos, além de influir no preço e no prazo de instalação.

É importante lembrar que se deve, também, compatibilizar as necessidades futuras da empresa com a capacidade do sistema escolhido acompanhar.

3º.

São construídos com modos diferentes de operação.

Os sistemas são projetados para serem eficientes organizando os serviços e as pessoas de uma determinada forma, inclusive definindo sequências e critérios rígidos que devem ser observados.

Este é um aspecto pouco observado na aquisição dos sistemas, mas a adoção de um sistema tem forte implicação na maneira como as pessoas e os setores internos da empresa se relacionam. Inclusive, o mais importante, na forma como pode atender seus clientes.

Bem, agora, quando for procurar um sistema, já sabe que precisa analisar estes três aspectos, além das suas necessidades específicas.

Sobre o autor
J. R. Cesário é empresário e consultor.