Quando devo implantar um sistema integrado de gestão?

Mesmo sem conhecer as necessidades do negócio, a resposta é JÁ.
Se seu negócio ainda não opera com sistemas integrados, certamente pode estar perdendo muitas oportunidades.

Para entender o que está perdendo, é necessário sabe por que é importante ter um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP).

Existem vários fundamentos que justificam a necessidade, mas 4 são os mais importantes:

1º.	Ter ferramentas para operacionalizar as atividades da empresa.
	Este é o fundamento básico e mais facilmente percebido. Todos precisam controlar os estoques, emitir nota ou cupom fiscal, registrar vendas, efetuar compras, planejar a produção, acompanhar o fluxo de caixa, etc. Este fundamento é a porta de entrada para a informatização. Por ser o mais óbvio, faz com que a maioria das empresas o elejam como sendo o único quando buscam alternativas no mercado.

2º.	Guardar as informações para serem consultadas.
	A operação de qualquer software se caracteriza, basicamente, pelo registro contínuo de informações em seus arquivos. Isto quer dizer que a informatização tem como objetivo, guardar tudo o que aconteceu em todas as atividades da empresa. Estão guardadas todas as necessidades, atendidas ou não, dos clientes, as ofertas conseguidas com os fornecedores, os produtos que foram mais ou menos comercializados, aqueles que venderam bem ou mal, que deram lucro, prejuízos, etc. É a própria história de como a empresa chegou onde está. Embora muitas pessoas tenham sido envolvidas na criação dessas informações, ela é um patrimônio da empresa e, por isso, deve ser armazenada, garantindo que a história, o know-how e as operações passadas estejam sempre acessíveis, mesmo que os colaboradores tenha sido trocados.

3º.	Utilizar as informações para analisar os resultados, avaliar tendências e tomar decisões.
	Um sistema bem construído permite ao gestor receber ou ter acesso a informações relevantes sobre as operações, resultados obtidos, pendências, comportamento dos clientes, tendências do mercado, enfim, sobre tudo o que é manipulado e armazenado no software. Essas informações relevantes podem ser usadas dinamicamente para a tomada continua das decisões, permitindo corrigir desvios e aproveitar as oportunidades mais rapidamente.

4º.	Gerar novas oportunidades.
	Este talvez seja o fundamento menos percebido e utilizado. Requer que a empresa usuária tenha um elevado grau de maturidade de gestão e, o fornecedor do sofware, capacidade tecnológica para atender esse quesito. Imagine não precisar esperar o cliente vir comprar, já saber o que ele precisa e quando deseja, saber a tempo que não poderá atendê-lo e ter condições de corrigir isso. A informatização tem ferramentas para estudar inúmeras variáveis comportamentais dos clientes, simular melhorias nos processos e projetar novos cenários. Com elas, a empresa pode ampliar o leque de serviços e produtos que oferta para os clientes, trocar processos para aumentar a produtividade ou reduzir custos e, até mesmo, identificar novos mercados.

Além desses fundamentos, que já justificam a necessidade, um sistema integrado ainda é responsável por dois importantes instrumentos no gerenciamento da empresa:

1º.	Estabelece um modelo de organização e relacionamento entre as áreas, as atividades e os colaboradores da empresa.
	Ao implantar um sistema integrado de gestão, a empresa vai adotar um padrão para seus processos operacionais, gerenciais, para a maneira como atende os clientes, como efetua as compras, faz os pagamentos e como será o relacionamento entre as pessoas e as diversas áreas.

2º.	Estabelece um sistema de segurança e rastreabilidade das informações.
	A informatização permite, ainda, definir e limitar as permissões de cada usuário, garatindo acesso apenas a recursos e atividades que ele esteja treinado e apto a exercer. Também serve para preservar informações, manter sigilo e rastrear a ação de cada usuário, detectando falhas e prevenindo ações inadequadas por parte do colaborador.

Dessa forma, pensar em integrar as atividades através de um sistema de gestão é, praticamente, pensar como a empresa vai se organizar para atender seus clientes, fornecedores, funcionários e gestores. Todos eles precisam ter suas necessidades atendidas para que a empresa se torne eficiente e, principalmente, ágil.

Um software de gestão deve dar à empresa agilidade e consistência entre seus diversos processos. Com isso, se tornará eficiente, lucrativa e atenderá bem seus clientes. O crescimento depende basicamente disso.

Informatizar é pensar no negócio como um todo e não somente no software em questão.

Sobre o autor
J. R. Cesário é empresário e consultor.